Junio 17 de 2024
BOLETIN #2
INICIO FASE DOS
Cumpliendo con nuestro compromiso de mantener a la comunidad informada de la evolución de la gestión de nuestro COMITÉ DE CONVENCION MARGARITA 2025, procedemos a informar el inicio de la FASE 2 del proyecto.
Con el ánimo de tener un control adecuado del desarrollo de nuestra gestión, nuestro coordinador Carlos López ha dividido el proceso en 3 fases a saber:
Fase 1: preparación y conformación de equipos de trabajo y creación de los primeros objetivos ya descritos en el boletín # 1. Igualmente, en este boletín se informó de la evolución de la labor realizada.
Fase 2: Mercadeo y comercialización.
Fase 3: Montaje definitivo del evento.
Con el fin de lograr la mejor agilidad, especialmente en lo concerniente a decisiones, nuestro coordinador ha optado por sostener reuniones sectoriales por áreas de trabajo y de esa forma mantener un control más eficiente. En el caso de decisiones trascendentales, se convoca el comité en pleno para tomarlas colegiadamente.
Antes de entrar en fase 2, queremos informar detalles de la fase anterior así:
Recogiendo una inquietud muy generalizada, de la conveniencia de llevar el evento a fines de semana el comité decidió cambiar las fechas de domingo, lunes y martes1,2,3 de junio a viernes, sábado y domingo 6, 7 y 8 de junio.
Es importante resaltar que inicialmente se tuvo en cuenta la recomendación del especialista turístico, Lexus tours, del beneficio de realizar la convención en esos días, considerando la dificultad de ingreso a la isla para fines de semana y la afectación tarifaria que esto significaría en la contratación de los servicios.
El comité consultó y logró que nos mantuvieran las tarifas hoteleras y de los salones del evento, igualmente solicitó la modificación en las piezas publicitarias ya producidas y contamos con la colaboración de nuestros aliados en tal fin.
No así podemos garantizar precios en boletos aéreos y ferris, que por lo general suben para los fines de semana.
Teniendo en cuenta estos factores se procedió a votar y por unanimidad se aprobó el cambio.
Ya el afiche está totalmente completado con las fechas nuevas y su distribución ya está en curso.
El video ya tiene los últimos cambios y estará disponible a partir de mañana.
Ya están disponibles los talonarios de inscripción y se está coordinando su distribución a través de los custodios de área, gestión que se concretará en la próxima junta de custodios a celebrarse el próximo fin de semana.
Se ha venido construyendo el censo y directorio de la comunidad, identificando y contactando a sus correspondientes delegados y coordinadores de área.
Con base a esta información vamos a elaborar un estimado de asistentes a la convención, más actualizado (ya existe un informe al respecto) y fortaleceremos la comunicación con toda la comunidad y así tener resultados más eficientes.
Se hará presencia en eventos nacionales y en la convención de Medellín Colombia, con material audiovisual y la presencia de miembros de la comunidad en dichos eventos. Ya estamos esperando la respuesta de Medellín para que nos confirmen la intervención del custodio de eventos dentro de la programación, para informar detalles del evento y extender la invitación correspondiente.
La página web ya está disponible y se estará alimentado de información en el proceso y hasta la realización de la convención igualmente incluyendo los boletines, los paquetes turísticos, lista de hoteles y restaurantes, información de la isla, programa de la convención, una vez armado en la etapa 3 y lo más novedoso: inscripciones se podrán tramitar por la pagina web.
Ya están disponibles los paquetes turísticos para los que quieran optar por esta opción, con traslado desde el aeropuerto, alojamiento en el hotel sede de la convención por 2 noches y 3 días, con opción de noche adicional. Van a ser publicados en la pag web y se podrá reservar en un link que van a encontrar allí. En materia de tesorería, ya disponemos de $ 350, entregados por la OSG de los excedentes de la convención anterior y de allí se han hecho unos gastos menores, los cuales se reflejarán en el informe de tesorería.
Por el comité organizador VIII Convención Nacional de AA
A REALIZARCE EN EL ESTADO NUEVA ESPARTA 6, 7 Y 8 DE JUNIO 2025 , MARGARITA 2025 . LA PERLA DEL CARIBE.
Estamos cerca de ti, si deseas más información pincha abajo
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