REUNION DE COMITÉ DE LA CONVENCION MARGARITA 2025
Porlamar, Diciembre 8 del 2025
De acuerdo a la convocatoria de reunión del Comité Convención Margarita 2025, el día 6
de diciembre en la sede del hotel Puerta del sol, a la hora pautada en la segunda
convocatoria, nos reunimos los siguientes miembros del comité así:
Eduardo González (custodio regional), Jorge Linares (coordinador del área Nueva Esparta),
Sonia Oliveros (Tesorera) Emilio Diaz (comité de programación), Alexis González (miembro
que se incorpora al comité), Olga Restrepo de Botero (contadora externa) y Fernando
Botero (coordinador del comité), de forma virtual: Cesar Gómez (custodio de eventos)
Mauro Quintero (custodio) Oscar Martín (coordinador comité de programación).
La agenda propuesta fue la siguiente:
- Verificación del quorum
- lectura del informe anterior
- Informe de tesorería y presentación de presupuesto (tentativo)
- Informe y evaluación de lo realizado hasta la fecha
- Informe de la CVC
- Conformación del comité de logística
- Sometimiento a consideración y votación de los servicios de audio, video y
digitales. - Informe sobre las agendas
- Sugerencias varias.
Con la oración de la serenidad y del servicio se abrió la reunión, desarrollando los puntos
de la agenda así:
1 Verificación del quórum.
Suficiente.
2 Lectura del acta.
La última reunión del comité del día 12 de octubre en C.C. la Vela, la
cual fue debidamente convocada por los medios tradicionales que disponemos para tal
fin.
3 Informe de como vamos
En esta reunión, se evaluó el desarrollo del evento, con base a lo ya informado en el
boletín 5, disponible en los grupos de WhatsApp y en la página de aa.org. Como avance
significativo se informó que ya está listo para ser enviado a la junta de custodios, la
propuesta de programación y de presupuesto, elaborado con base a la venta de 400
inscripciones y con una proyección de egresos con base a 500 asistentes. En resumen el
presupuesto presenta unos ingresos de $ 20.300 y unos egresos de 12.100.
Es importante que todos los ingresos se canalizan por las cuentas bancarias de la OSG y este comité se limita al manejo de una caja chica para el cubrimiento de gastos mínimos, la cual se va
reponiendo de acuerdo a sus egresos.
No se incluye el detalle del presupuesto ya que es
una propuesta que define la junta de custodios. Este presupuesto focaliza la acción en la
venta de inscripciones que ahora es nuestra prioridad mayor.
Igualmente se informó que ya estamos recibiendo cotizaciones del material p.o.p.
(backins, carteles de bienvenida y programas impresos) y de los cotillones que se le
entregarán a cada asistente debidamente inscritos. Seguramente estas cotizaciones las
tendremos en el curso de la semana.
Ya se realizaron las reuniones para solicitarlas.
Igualmente ya tenemos 3 cotizaciones del servicio de audio , video e internet.
Sobre las 100 agendas que se mandaron a producir para promoción y gestión financiera
de fondos para el comité, a solicitud de la junta de custodios se enviaron 50 a la OSG, para
ser comercializadas a esa instancia y de las 50 que manejamos aquí ya fueron vendidas 43,
quedando solo 7 disponibles. Se planteó con la junta, la posibilidad de producir otras en la
medida del éxito de su venta.
En el tema del acto cultural, la compañera Sonia O, está encargada de su elaboración y el
compañero Jorge L. presentó una propuesta de un gran folklorista local que
generosamente se ofreció para este acto. Igualmente estamos en gestión de lograr una
presentación de nuestra gloria margariteña de la música, como lo es Jennifer Moya.
Ya está hecho el contacto con el señor Hernán Marín Méndez, presidente de la Cámara
Venezolana de la radiodifusión, quien se puso completamente a la orden para la difusión
de la promoción a nivel nacional, esta gestión la empezaremos a finales de abril, captando
la atención con la proximidad del evento.
La compañera Sonia planteó la importancia de colocar por esas fechas, carteles en el
aeropuerto y en los ferris. Para todo esto oportunamente se creará un comité de
información y prensa, que se encargue de realizar todo lo concerniente.
Igualmente, ya tenemos cotizaciones de suvenires que se comercializaran para gestionar
fondos para comité como son franelas, gorras, tazas, agendas, todo con la imagen de la
convención y otros.
También tenemos cotizaciones para la producción de las escarapelas de la convención.
Se tomarán en cuenta nuevas cotizaciones de todo lo requerido, considerando que el
tiempo lo tenemos a nuestro favor y esto nos permitirá elegir lo más adecuado.
Por todo lo anterior, podemos afirmar que en lo concerniente al evento como tal, ya
estamos casi listos, dejando para el próximo año, ajustes y complementos.
4 Informe CVC
El coordinador de este comité CVC, compañero Jorge L. manifestó que solo ha colocado
una inscripción y que ha encontrado mucha reticencia en el área con la Convención. Se
comprometió a organizar el comité con otros compañeros y a desarrollar esta labor con
toda la fuerza, especialmente a partir de enero, que se espera ya la activación de las
actividades regulares.
5 creación comité de logística
Ante la masiva solicitud de la comunidad, procedimos a crear nuestro comité de logística
que trabajará de la mano con el comité que cree la junta de custodios, con el fin de
ofrecer facilidades de alojamiento y opciones varias, económicas, pasando por un banco
de información de compañeros que ofrezcan alojar en sus casas compañeros visitantes,
como también casa en alquiler económico que permitan ampliar opciones, diferentes a los
paquetes turísticos ya disponibles para la convención.
Para crear este comité se nombró al compañero Alexis G, quien ya está dispuesto a
cumplir con su objetivo. Vamos a crear un chat especial de logística para que todo el
mundo pueda tener acceso a esta información, Este chat se promocionara por los chat
existentes de la comunidad.
6 Informe de tesorería.
La compañera Sonia, como tesorera con el apoyo de la señora Olga, presentaron un
informe, el cual ya fue enviado a la junta de custodios, que se puede resumir asi: $ 1000
recibidos de la OSG y $ 500 prestados por Fernando B. para la producción de las agendas.
Se han cubierto todos los gastos, expresados en el informe y ya se han abonado al
préstamo de las agendas $ 320, quedando un saldo en rojo de : $ 180 el cual se va
cubriendo con los dineros que ingresen por concepto de ventas, las cuales están muy
activas.
El punto de tesorería, quedo de último a solicitud de la tesorera.
Conclusiones: Fue una reunión muy positiva con amplia participación, que nos permite
augurar un muy buen camino al éxito de nuestra CONVENCION MARGARITA 2025
